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办公室是一个承上启下、沟通内外、协调左右、联系各方的综合部门,工作千头万绪、纷繁复杂,责任重大。如何管理好办公室,充分发挥办公室的职能作用,根据自己的工作实践谈一点粗浅的认识。

一、办公室工作“勤”字当先,做到勤于学习、勤于思考、勤于实践、勤于积累。俗话说,勤能补拙,人勤春早,天道酬勤。勤勉工作,抓住一次又一次历练自己的机会,不断提高自身素质和业务技能,促使自己不断地适应工作发展变化的需要。

要勤于学习。学习是通往成功的阶梯,只有勤于学习,善于学习,不断优化知识结构,增加知识储备,提高自身素养,才能做到参之有道、谋之有方。因此,对于办公室的工作人员来说,要把学习作为适任工作的一种责任、一种境界、一种追求,多下功夫,多做努力。在学习专业理论的同时,还要学习履行岗位职责所需的各种业务知识;不仅要学习知识技能,还要注意掌握科学的方法。学习丰富人生智慧,学习增长工作才干,只有勤于学习,才能奠定做好办公室工作的坚实基础。

要勤于思考。只有勤于思考、善于思考,才能学得更快,悟得更深,做得更好。办公室工作头绪多,变数大,雷同重复的事项工作内容、方法却不尽相同,如工作运行分析会,每次讨论的议题,准备的材料各不相同,需要不断去思考。无论是大活动,还是小事情都需要提前将中间的每一个细节思量再三,考虑周全。思考是提高工作效果的关键环节。只有深入思考,理清工作思路,把握工作重点,找准工作节点,工作才会有起色、有进步;只有深入思考,形成新的工作思路和措施,才不会“以其昏昏、使人昭昭”。在管理工作中,我养成了勤于思考、善于思考的良好习惯。

要勤于实践。认识来源于实践。在实践过程中,人们通过自身的感官得出事物的各个表象、各种片面以及事物的外部联系,即对事物的感性认识。办公室所做的工作既有大事,也有细事。如何才能将工作做好,如何才能更好地服务公司全局工作的开展,那就必须要在实践中不断积累经验。实践出真知,工作长才干。办公室工作看起来简单,但做好做周全、不出差错实在不易。工作有方勤为径,想做好每项工作就必须勤于实践。办公室事多、人多、头绪多,怎样做到统筹兼顾、有序推进?做到管而不死、散而不乱?通过半年多的实践,我们建立了办公室周例会工作制度,每周总结布置办公室工作,明确要求,各人报告交流工作情况,点评后分头行动,这样既有效把握整体工作运行情况,又放手让各人自动自发工作,既保证了各项工作顺利完成,又提高了工作效率和质量。同时,还要做到理论联系实际,在实践中检验自己的知识技能,在实践中不断为自己充电,这对我们工作的开展是非常有益的。

要勤于积累。学习也好,实践也罢,都是一个积累的过程。办公室工作的点点滴滴都要靠日常的积累去不断地改进和发展,要一点一滴地积累知识、积累经验、积累感悟,丰富工作的经历和人生的阅历,唯有如此才能不断地提升工作的水准和质量。

二、办公室工作“实”字为要,做到处事诚实,办事踏实,成事求实。只有踏踏实实做人,实实在在做事,扎扎实实工作的人,才能将工作干好,取得好的发展,得到领导和同事的认可。

处事要诚实。诚实是一个人为人处事的品德要求,更是一个人得到更高发展必须具备的品质。办公室是公司的中枢,对上接触的是领导,对下接触的是部门员工,对外接触的是合作伙伴,这就需要办公室的工作人员具有良好的品质,无论是面对那一面、哪一层次的人,做事都要真心诚心,竭尽全力。要为人诚实、工作务实、责任落实。要做到上传下达,不欺上瞒下、谎报军情;协调联络,不虚情假意、心口不一。要把领导交办的、同事需办的事,放在心上,抓在手上。只有这样,才能赢得上下左右的信任支持,才能在公司内外塑造良好的形象。

办事要踏实。办公室工作多数是一些具体性的事务,只有实事求是地去分析,并制定具体的计划或策略,脚踏实地、尽心尽力去做,才能够把工作做好。踏实工作是一个人的内功,要做到是很不容易的。看到别人干出轰轰烈烈业绩之时,均不可浮躁,要静下心、沉下身、踏实工作,这本身就是对自己的一个考验。办公室人员犹如家庭主妇,烧煮一日三餐,油盐柴米,锅碗瓢盆,虽不高贵,却十分重要,后勤服务保障一旦飘浮,势必影响一家人正常生活和工作。因此,办公室工作人员要甘当人梯和铺路石,求实务实,甘于奉献。

要有实干精神。办公室工作的繁琐性、细微性、重要性决定了办公室工作人员一定要具有实干的精神、务实的作风,踏踏实实、无怨无悔地干工作。实干体现在思想上就是实事求是,体现在作风上就是求真务实,体现在工作上就是真抓实干。真抓实干贵在“真”、重在“实”,同“真”相对立的是“假”和“伪”,同“实”相对立的是“虚”和“空”。古往今来,凡事成于真、兴于实,败于虚、毁于假。真抓实干,就是遵循客观规律去抓、用心用脑去抓、全力以赴去抓,实实在在去抓。蜻蜓点水、不务实际不是真抓实干,瞻前顾后、心不在焉不是真抓实干,贪图虚名、搞形式、走过场也不是真抓实干。衡量是不是真抓实干,不能看形式,关键是看结果,看实效,效果是衡量工作好坏的准绳和标尺,是我们工作的出发点和落脚点,踏实、实干是保证,我们一定要养成求真务实的工作作风。

三、办公室工作“细”字定论,要做到细心、细致、精细、精美。“细节决定成败。”做好任何工作都需要在“细”字上下功夫。工作中要将目标、任务分解和细化,把握好细节。事实证明,大到公司年度任务,小到部门阶段工作,只有遵循科学规律,细心做事,注重细节,细化环节,工作才能落实到位。

一要认真细心。人们常说“态度决定一切”。细心就是一个人对于工作和生活的态度。生活中要善于细心发现,工作中更要细心地去观察。办公室工作的性质和内容决定了要想做好工作就必须做到细心、用心。无论是日常的工作事务,还是领导交办的其他事情,或是临时性的突发事件,都需要细心地去做。只有细心,才能将工作的各个环节、各个步骤、各种问题考虑周全、做到位,才能避免任何疏忽,取得最优的效果。

二要注重细节。“天下大事必作于细。”看不到细节,或者不把细节当回事的人,对工作缺乏认真的态度,对事情只能是敷衍了事。这种人无法把工作当作一种乐趣,因而在工作中缺乏工作热情。而考虑到细节、注重细节的人,不仅认真对待工作,将小事做细、将细事做精,而且注重在做事的细节中找到机会,从而使自己走上成功之路。因而有人说:“把细节做到极致就是完美。”办公室日常负责的事情大多是单位的一些会议、接待、行政管理、部门协调等,这些工作很重要,处处都要体现大局观念,处处又要细微到位。如果注意不到就会出现问题,工作做了很多,一个细节产生瑕疵就会影响整个体作的效果。例如:安排重要客人住宿,如果事先不办理住宿登记,领取房卡,客人到宾馆才办理,就会影响客人的兴致和情绪,进而影响合作洽谈的效果。

三要分解细化。细化,就是详细、周密地计划,量化工作事项。工作细化,就是根据不同的任务和需要,把上级的精神与本单位的实际进行合理地安排,使之更加具体、明确,更具有可操作性。这个过程就是把领导的共性要求与本部门的实际工作相结合的过程,把公司的规定变为可操作性措施的过程,把上级精神创造性地落实到工作中去的过程。办公室工作的特点就是要求办公室工作人员在工作中将各项工作细化,将工作分解成具体的步骤,这样才能更好地开展工作。如何做到工作细化呢?首先要强化责任。对工作勤勤恳恳、兢兢业业,在落实上动脑筋、用真功,把领导的指示和要求具体化,拿出实实在在的办法,把大的事项变成小的步骤,把大的任务细化为看得见、摸得着的具体工作。今年七月份,我们根据总经理的要求,将勤务、物资管理细化为餐饮卫生、大楼维护、办公环境、消防器材、花木摆放、水电管路、电器网络、仓库物资、车辆出行八个方面,拟订了管理细则,便于操作和考核。其次要领会精神。工作细化,必须克服情况不明决心大、心中无数点子多的盲目行动,要吃透上头的精神,摸准下面的情况,形成自己的思路,变成自觉的行动。第三要合理安排。工作细化要遵循科学,力戒盲目,不乱提口号、瞎出点子,不走过场、大而化之,更不说大话、空话、套话,要合理安排时间,拿出办法,细化到具体的人,扎实、具体地做好每一件事,逐环节地抓好每一项工作。

总之,办公室作为运行的中枢、领导的参谋助手,处于承上启下、联系左右、协调各方的重要位置。办公室工作人员只有通过不断学习与实践增强工作能力,提升服务水平,做到“勤、实、细”,才能跟上领导的要求,跟上发展的步伐和需要。


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